Difficile d’être productif tout au long de la journée dans son travail. On peut se sentir rapidement débordé, avec l’impression que notre travail n’avance pas et fatalement le stress monte et n’arrange pas les choses.
C’est certain, être efficace et performant demande de la rigueur, de la discipline et de l’organisation que nous ne savons pas toujours comment mettre en place.
Voici quelques conseils qui vous permettront d’être plus efficace et donc plus productif dans votre travail.
Classifiez vos tâches
Le lundi matin, commencez votre journée en analysant quelles sont les tâches à réaliser dans la semaine et classifiez-les selon leur importance et degré d’urgence.
20% de votre activité génèrent 80% des résultats de votre activité. Donc en décomposant votre travail, vous aurez plus de chance d’atteindre vos objectifs et résultats. ;
Vous pouvez catégoriser vos tâches ainsi :
- Ce qui est important et urgent : à gérer en priorité
- Ce qui est moins important mais néanmoins urgent : à déléguer
- Ce qui est important mais pas très urgent : à réaliser après les choses urgentes et importantes
- Ce qui est peu important et peu urgent : à déléguer ou à faire en dernier
L’idée est d’identifier les tâches stratégiques pour les séparer des autres et mieux organiser son temps. En prenant d’abord le temps d’analyser ce qui doit être fait de manière récurrente mais qui n’apporte rien ou presque à la rentabilité, on peut se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée et ne réaliser les tâches à faible valeur ajoutée qu’à des moments de flottement ou en les déléguant. Rangez vos dossiers
Cela parait tout bête mais vous serez certainement plus productif avec un bureau bien rangé et des dossiers bien classés dans vos armoires. Vous serez déjà plus réactif quand vous devrez chercher un document ou répondre rapidement à une demande d’information de votre patron.
Cela s’applique aussi à votre ordinateur. Organisez vos fichiers informatiques efficacement en évitant d’avoir trente-six sous dossiers sous peine de ne plus savoir où vous avez rangé tel ou tel document.
A contrario, passer du temps à ranger vos papiers et documents au départ vous fera gagner un temps précieux par la suite et vous évitera ainsi du stress inutile.
Planifiez votre travail
Organisez vos journées en vous laissant une marge de manœuvre pour les urgences de dernière minute. En planifiant vos tâches sur la semaine ou sur le mois, vous aurez l’esprit clair et vous serez plus zen et plus productif.
Pensez à intégrer des pauses dans votre agenda. La pause est indispensable à votre cerveau pour se régénérer et recharger les batteries. Donc n’hésitez pas à noter une pause de 10 minutes entre chaque action ou tâche pour vous sentir plus détendu et du coup être plus efficace quand vous vous remettrez au travail.
Par contre qui dit pause, dit relaxation. Sortez vous aérer 2 petites minutes, faites de profondes respirations, hydratez-vous, mangez une pomme ou un carré de chocolat ou tout simplement marchez dans le couloir. Mais surtout sortez de votre bureau et ne lisez pas vos mails !
Idem pour la pause déjeuner, elle est importante et incontournable. Ces principes peuvent vous paraître basiques mais demandent pour certains de la discipline car c’est très facile de dire non j’ai trop de travail, je reste au bureau et au final, vous ne serez pas plus productif bien au contraire et vous serez plus stressé et en chemin pour le burn-out !
Dissociez les tâches
Nous ne sommes pas des ordinateurs. L’être humain est incapable d’effectuer plusieurs tâches en même temps et cela a été scientifiquement prouvé. Alors gardez en tête que pour faire une chose correctement, il faut rester concentré dessus. Terminez une tâche avant de passer à la suivante.
Egalement, on est plus efficace le matin que l’après-midi et plus efficace en semaine que le vendredi. De ce fait, concentrez vos tâches importantes et stratégiques le matin, les moins importantes l’après-midi et laissez celles à faible valeur ajoutée que vous ne pouvez déléguer pour le vendredi.
Voilà ce qui va vous aider à concentrer vos efforts sur les 20% de votre activité qui génèrent 80% des résultats de votre activité
Egalement, réservez du temps pour vos mails à des moments précis de la journée : idéalement le matin en arrivant, éventuellement à midi avant d’aller manger et, le cas échéant, le soir avant de partir.
Soyez concentré et discipliné
Les SMS, Whatsapp appels téléphoniques personnels, échanges avec les collègues sont autant de distractions au travail qui grignotent votre productivité.
Apprenez à développer votre concentration et à ne pas vous laisser distraire et dites-vous que vous n’avez pas le choix !
Si vous voulez faire un maximum de choses dans la même journée, vous devrez maintenir votre attention uniquement sur une tâche à la fois et vous imposer une limite de temps stricte pour réaliser une tâche sans vous laisser distraire.
En résumé :
- Concentrez les travaux importants sur les matinées, où vous êtes plus productif.
- Réservez les tâches à faible valeur ajoutée le vendredi où vous êtes moins productif.
- Coupez votre téléphone portable.
- Concentrez-vous sur votre travail.
- Faites des petites pauses de temps en temps pour vous aérer l’esprit.
En mettant en place ces conseils, vous serez plus productif et efficace dans votre travail, vous rentrerez plus tôt à la maison et vous aurez une vie plus équilibrée alors qu’attendez-vous pour vous y mettre
Paola Tumbarello - Consultante RH & Coach
